Teams-/Aufgabenbeschreibung

Aufbau/Abbau - bezahlt

• Unterstützung bei Auf- und Abbau
• bezahlt, Studentischen Helfer:innen vorbehalten
• am 25.03.2025 wird ab 13 Uhr aufgebaut.
• Aufgaben im Foyer
  • Banner anbringen
  • Aufstellen Beschilderung
  • Ausstellerstände
  • Cateringstrecke
  • Welcome Desk
• Aufgaben Vortragsräume
  • Stühle stellen
  • Tische rausräumen
  • Technik testen
• Videoteam beim Aufbau der Videotechnik helfen

Aufbau/Abbau - freiwillig

• Unterstützung bei Auf- und Abbau
• freiwillig bitte alle, die da sind
• am 25.03.2025 wird ab 13 Uhr aufgebaut.
• Aufgaben im Foyer
  • Banner anbringen
  • Aufstellen Beschilderung
  • Ausstellerstände
  • Cateringstrecke
  • Welcome Desk
• Aufgaben Vortragsräume
  • Stühle stellen
  • Tische rausräumen
  • Technik testen
• Videoteam beim Aufbau der Videotechnik helfen

Catering - bezahlt / freiwillig

• bezahlt, nur für studentische Helfer:innen, die sich vorab gemeldet haben
• Die Pausenversorgung für die Konferenzteilnehmenden ist wichtig und wird von einem Caterer erledigt. Helfer:innen unterstützen den Caterer bei diversen Aufgaben während der Veranstaltung.
• Aufgabendetails folgen nach Absprache mit Caterer
• auf jeden Fall übergibt Helfer:in an die folgende Helfer:in, was zu tun ist.

Catering - bezahlt / freiwillig

• freiwilig
• Die Pausenversorgung für die Konferenzteilnehmenden ist wichtig und wird von einem Caterer erledigt. Helfer:innen unterstützen den Caterer bei diversen Aufgaben während der Veranstaltung.
• Aufgabendetails folgen nach Absprache mit Caterer

FOSSGIS - Stand (freiwillig)

• FOSSGIS-Mitglieder betreuen FOSSGIS-Stand

Garderobe - bezahlt / freiwillig

• bezahlt, für studentische Helfer:innen
• Aufgaben:
  • Garderobe bewachen
  • Sachen annehmen und gegen Marke herausgeben
  • Für Fragen von Teilnehmenden zur Verfügung stehen

Garderobe - bezahlt / freiwillig

• bezahlt, für studentische Helfer:innen
• Aufgaben:
  • Garderobe bewachen
  • Sachen annehmen und gegen Marke herausgeben
  • Für Fragen von Teilnehmenden zur Verfügung stehen

• braucht Erfahrung, es ist sinnvoll, schon Erfahrung im Helfen auf der FOSSGIS zu haben, um am Help Desk als Schichtkoordination zu arbeiten.
  Also wer das erste mal bei der FOSSGIS hilft, sucht sich bitte einen anderen Job aus, als diesen.
• Aufgaben am Helpdesk
  • HelpDesk besetzen
  • Sicherheitsbesprechung auf dem Schirm haben
  • Helfenden Auskunft geben
  • Helfende auf angekommen stellen (im Engelsystem)
  • Mittagessenmarken an Helfer ausgeben, falls bestellt (falls in HH so umgesetzt)

Hörsaalhelfer:in - bezahlt

• bezahlt, für studentische Helfer:innen, Freigabe erforderlich
• In jedem Hörsaal gibt es eine verantwortliche Person, die zusammen mit dem Videoengel und Sessionleitung den Hörsaal und die Vortragenden unterstützt.
• Aufgaben
  • Hörsaaltechnik und Vortragende betreuen
  • im Vorfeld mit der Technik vertraut machen (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner)
  • Check, ob Videoengel da ist, Rückmeldung, falls nicht an die Regie
  • morgens an jede Tür ein aktuelles Tagesprogramm hängen (evtl)
  • Unterstützung der Vortragenden beim Laden ihrer Präsentationen auf den Präsentationsrechner
  • Versorgung der Vortragenden mit Wasser (vom Catering)
  • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
  • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen
  • evtl Sessionleitung bei Fragen aus Venueless unterstützen (vorher absprechen)
  • Mikrofon, bei Fragen aus dem Publikum das Mikrofon herumtragen
  • Vortrag als PDF auf Laptop/USB-Stick im Raum speichern (Bitte Vortragenden darauf hinweisen und kontrollieren, danach sammeln und sichern)

Hybridhelfender

• bezahlt oder freiwillig
• technische Unterstützung hybrider Treffen, wie Anwendertreffen, Expert:innenfragestunde, BoF in den Seminarräumen
• mit Technik im Raum vertraut machen und anwenden
• die Online-Plattform Venueless verbindet die Online-Teilnehmenden mit den Leuten im Seminarraum, d.h. es müssen Kamera und Mikro eingeschaltet werden.

Onlinehelfer:in

• freiwillig
• bezahlt, wenn sich kein Freiwilliger findet
• Onlinehelfer:in überwacht das Konferenzsystem Venueless auf Anfragen von Teilnehmern
  • Weitergabe über den Matrix-Chat an das Organisationsteam
  • Frage beantworten
• Onlinehelfer:in muss nicht zwingend vor Ort sein, diese Tätigkeit kann auch online ausgeübt werden.
• bezalhte Studierende können sich auf Anfrage diese Schicht klicken, sollte freiwillig geleistete Hilfe sein.

Sessionleitung - freiwillig

Die Sessionleitung moderiert den jeweiligen Track, kündigt Vortrag und Vortragende an und gibt organisatorische Informationen an die Teilnehmenden. Sessionleitung ist vor Ort und moderiert aus dem Hörsaal. Bitte erwähnen, dass die Teilnehmenden ihre Fragen zum Vortrag bitte über die Onlineplattform formulieren sollen.

• Aufgaben
  • Sorgt für den pünktlichen Beginn und pünktliches Endes des Vortrages.
  • Ist Hörsaalhelfer:in und Videohelfer:in da? Wenn nicht an Regie Bescheid geben (bestenfalls per Kanal auf dem Hörsaaltablet)
  • Es ist besonders wichtig, dass Zeitraster einzuhalten, damit die Teilnehmer jederzeit zwischen den Tracks wechseln können.
  • Vortrag 20 min
  • Fragen-Antwort 5 min
  • Wechselpause 10 min
  • Sessionleitung vereinbart mit dem Vortragenden Zeichen. Z.B. offene Hand oder laminierte Zettel hochhalten für 5 Minuten, 3 Minuten, 1 Minute.
  • Anmoderation des Vortrages: kurze einführende Worte zum Vortragenden, der Name sollte flüssig über die Lippen kommen auch bei Herrn Prof. Dr. Dr. Geo. Wlædchrøv Zlot¢iktrl.
  • Moderation der Frage- und Antwort-Session
  • Fragen werden von den Teilnehmenden über die Onlineplattform gestellt und sind
  • auf dem Hörsaaltablet verfügbar.
  • Dank an den Vortragenden.
  • Bekanntgabe von aktuellen organisatorischen Informationen. Diese Informationen werden an der Anmeldung gesammelt. Der Sessionleitung bekommt diese Informationen überbracht oder über Matrixkanal.
  • Am Schluss Fragen im Onlinetool archivieren, (Venuless --> Fragenfunktion --> manage --> 3 Pünktchen --> Frage archivieren)

Videoaufzeichnung - freiwillig

Für das Live-Streaming und die Aufzeichnung der Vorträge braucht es Menschen, die an der Kamera stehen, sowie Video- und Audiomischer bedienen. Damit ihr wisst, wie die Technik funktioniert, bieten wir Schulungstermine an, die in den Engelsystem-News veröffentlicht werden: https://helfen.fossgis.de/news/9
Während der Schulung werdet ihr dann auch für diesen Engeltypen freigeschaltet.

Die Schulungsfolien findet ihr vorab unter: https://github.com/voc/engelschulung/raw/master/folien.pdf

Welcome Desk - bezahlt / freiwillig

• bezahlt für Studentische Helfer:innen
  Der Welcome Desk ist die Servicestelle für alle Teilnehmer:innen. Eine detaillierte Beschreibung findet sich im Handbuch. Am Welcome Desk läuft der Ticket-Checkin, Taschen, T-Shirts und Tagungsbände werden herausgegeben, Fragen von Teilnehmenden finden Beantwortung.
• Aufgaben Welcome Desk
  • Registrierung/Ticketcheckin der Teilnehmer mit Pretix-App
    • App im Playstore: https://play.google.com/store/apps/details?id=eu.pretix.pretixscan.droid
    • App iOS: https://apps.apple.com/de/app/pretixscan/id1465873864?l=de
  • Ausgabe der Tasche + Namensschild,
  • Ausgabe bestellte Produkte: T-Shirt, Tagungsband, Mittagsmarke, Social Event
  • Informationen für Teilnehmer
  • WC-Check (Toilettenpapier, Papier, Desinfektionsmittel)
  • ... weitere Punkte folgen

Welcome Desk - bezahlt / freiwillig

• bezahlt für Studentische Helfer:innen
  Der Welcome Desk ist die Servicestelle für alle Teilnehmer:innen. Eine detaillierte Beschreibung findet sich im Handbuch. Am Welcome Desk läuft der Ticket-Checkin, Taschen, T-Shirts und Tagungsbände werden herausgegeben, Fragen von Teilnehmenden finden Beantwortung.

• Aufgaben Welcome Desk

  • Registrierung/Ticketcheckin der Teilnehmer mit Pretix-App
    • App im Playstore: https://play.google.com/store/apps/details?id=eu.pretix.pretixscan.droid
    • App iOS: https://apps.apple.com/de/app/pretixscan/id1465873864?l=de
  • Ausgabe der Tasche + Namensschild,
  • Ausgabe bestellte Produkte: T-Shirt, Tagungsband, Mittagsmarke, Social Event
  • Informationen für Teilnehmer
  • ... weitere Punkte folgen

• bezahlt für Studentische Helfer:innen
  Der Welcome Desk ist die Servicestelle für alle Teilnehmer:innen. Eine detaillierte Beschreibung findet sich im Handbuch. Am Welcome Desk läuft der Ticket-Checkin, Taschen, T-Shirts und Tagungsbände werden herausgegeben, Fragen von Teilnehmenden finden Beantwortung.

• Aufgaben Welcome Desk

  • Registrierung/Ticketcheckin der Teilnehmer mit Pretix-App
    • App im Playstore: https://play.google.com/store/apps/details?id=eu.pretix.pretixscan.droid
    • App iOS: https://apps.apple.com/de/app/pretixscan/id1465873864?l=de
  • Ausgabe der Tasche + Namensschild,
  • Ausgabe bestellte Produkte: T-Shirt, Tagungsband, Mittagsmarke, Social Event
  • Informationen für Teilnehmer
  • ... weitere Punkte folgen

Workshophelfer:in - bezahlt

• bezahlt für Studentische Helfer:innen
  In jedem Workshopraum gibt es eine verantwortliche Person, die die Workshopleitung und Teilnehmenden während des Workshops unterstützt.
• Aufgaben
  • Technik betreuen (im Vorfeld mit der Technik vertraut machen (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner)
  • morgens an jede Tür ein aktuelles Tagesprogramm hängen (evtl)
  • Versorgung der Workshopleiter mit Wasser
  • Kontrolle Worksshop- Teilnehmer/ Checkin WS-TN
  • technische Unterstützung WS-TN
  • Feedbackbögen mitnehmen bzw. drauf hinweisen